Guichet de réservation communal

Contexte

Les communes mettent à disposition des salles, des espaces et du matériel. Les demandes arrivent souvent par courrier ou au guichet, ce qui complique le suivi des disponibilités, des paiements et des exonérations.

Besoin

Permettre aux administrés et aux associations de déposer leur demande en ligne, et donner aux agents un outil clair pour la traiter de bout en bout.

Solution

Côté public : un formulaire en 4 étapes

• Lieu et dates : choix du site, puis d’un ou plusieurs espaces, avec leur fiche et leur emplacement.
• Matériel : barnums, chaises, tables, vidéoprojecteur… facturés sur la durée de la réservation.
• Demandeur : coordonnées de l’organisation, type d’organisation et demande d’exonération pour les associations à but non lucratif.
• Envoi : récapitulatif et devis final.
• Résumé et devis recalculés en temps réel à chaque étape, avec vérification des disponibilités.

Côté gestion

• Fiches des sites et des espaces : capacité, tarif, description, photos, carte, règlement intérieur et état des lieux en PDF, horaires et blocages de réservation.
• Gestion du matériel : quantités en stock, lieu de stockage.
• Traitement des demandes : prévalidation par un agent, puis validation définitive à réception du paiement.
• Paiement en ligne, en espèces ou au guichet, paiements en plusieurs fois et remboursements.
• Calendrier des demandes par site et par espace, avec un code couleur par statut.

Technologies

Back-office web sur mesure (Yii2) et formulaire intégré au site WordPress de la commune grâce à une extension dédiée. Les échanges entre le site et le back-office sont signés (HMAC) et le formulaire est protégé contre le spam.

Résultat

Un circuit de demande entièrement suivi, du formulaire au paiement, et une vision immédiate de l’occupation des salles. Découvrez nos applications métiers pour les collectivités.

Essayer le formulaire de démonstration ci-dessous